できるだけいろいろなことを書く

できるだけまじめなことと、くだらないことを書きます。ファシリテーションやグラフィックレコーディングと関係あることかもしれないし、関係ないことかもしれません。

Todoistを中心に指示待ち人間になる方法

f:id:nummy:20201023133322j:plainTwitterでの雑談を膨らませた、タスクリストとスマートウォッチで社会生活をなんとか送るための記事です。

タスクリストとして「Todoist」を使っている。先日Twitterでその関連の話をしたところ「kwsk」となったため、記録しておく。

自分で作ったタスクとはいえ、Todoistが飛ばしてくる通知でGarminをぶるぶるさせないと動けない指示待ち人間の一例である。

書いた人のバックグラウンド

作った買い物リストを机の上に置いて出て行く確率が75%。昔は、どうしても忘れてはならないものは付箋に書いてドアの目線の高さに貼っていた。もちろん自室と玄関と両方のドアに貼らなければ役にたたない。 ただし、対策しまくったことで「きちんとした人」に見られてしまうことが悩みでもある。

この記事の目的

ほとんどすべてのタスクをTodoistに集約し、日々の仕事や生活を少しでも円滑に進めるための(個人的な)構成をまとめてご紹介する。

用意するものの例

★は必須

ハードウェア

  • スマートフォン
    iPhoneAndroidいずれでもかまわない。私はiPhoneをメインにしているが、サブ機のAndroidにも共有していてこれが地味に便利だ。

  • PC
    Todoistはブラウザで使えるので、OSはなんでもよい。長文はPCでないと書けないお年寄りなので、スマホでタスク化したメールにPCから返信するのが便利。本当は会社PCでもやりたい(セキュリティ上不可)。

  • スマートスピーカー
    Amazon Echo Dotを使っている。彼女はすごい高級キッチンタイマーと化しているが、それはまた記事を改めたい。Todoistとの連携の関係でAlexa一択のように思う。
    Googleアシスタントでも使えるが、英語でお話ししないといけないらしい。

  • スマート活動量計orスマートウォッチ★
    スマホから通知が飛ばせるならなんでもよい。
    私はGarminのVivosmart4を使っている。選定理由は国際線の機内販売で安かったから、ただそれだけ。シンプルながら必要十分な機能と違和感のないつけ心地に大満足しており、左腕がGarmin焼けしてしまっていよいよ外せない。

    アプリ/サービス

  • Todoist(プレミアム)★
    リマインダーがキモなので、プレミアム契約が必要(無料版ではリマインダーが使えない)。お試しするなら、無料期間終了前に「解約する?」というタスクを入れておこう。

todoist.com

  • Todoistのアドオン★
    Gmailとブラウザのアドオンをそれぞれ入れておこう。留意点は後述する。

  • Gmail
    PCはブラウザで、スマートフォンはアプリを使用している。

  • Googleカレンダー
    連携できるアカウントはひとつだけなので、メインで予定管理しているGoogleアカウントをTodoistと連携しておこう。サブアカウントの予定がうまくTodoistに取り込めないことは痛恨である。

  • Amazon Alexa
    とりあえずスマホにインストールしておかないとうまくないので、くらいのアプリ。

その他ご自身の必要なアプリなんでも。たいがいのものはタスクにできる。

概念図

とにかくなんでもTodoistのタスクにして突っ込む。プロジェクトの仕分けとか優先度はひとまずどうでもいい。 f:id:nummy:20201023145101p:plain ここで大切なことは「プレミアム版を契約すること」だ。あらゆるタスクがリマインダーとして通知されることがこのやり方の本質なのだ。月々448円、年額4056円の価値はある。 まずは1ヶ月無料で体験できる。招待リンクからアップグレードするとあなたも私も2ヶ月無料になる。

todoist.com

ナミさんに無料期間をあげるのはしゃくだなあという場合は、こちらの記事から招待されるのもよい。

note.com

私はこの記事を読んでTodoist+Garminの環境を整えた(ガジェット類を買ってから情報を探した)。この記事を書いた、ある意味恩人である宇樹義子さんに無料期間を使っていただくのもまたありがたい(面識はない)。

それぞれの活用ポイント

Googleカレンダー

Todoistを連携したアカウントのGoogleカレンダーに予定を入れると、勝手にタスク化してくれる。予定のタスクにサブタスクを連ねるのもよいだろう(そこまで管理できていないが)。
また、乗換案内の検索結果をカレンダーに入れておけば家族に共有もできるし、その日の予定をなんとなく把握できるし、便利なものだ。

乗換案内の結果は直接タスクにもできるが、タイムスロットが固定されている予定はカレンダーを経由しておくほうがよい。カレンダーで所要時間を一覧、可視化する必要があるからだ。

Gmail

スマホで確認したメールに、あとでゆっくり返信を書く機会は多い。スターマークをつけたところで埋もれてしまうので、タスクにしておくことが必要だ。このとき、期限を必ず設定しよう。リマインダーがぶるぶるしなければ、それはただ受信トレイに埋もれているのと同じだ。
私はGmailのアカウントをプライベート用とファシリテーション関連とでふたつ運用している。アドインはそれぞれのアカウントでインストールが必要なので、複数アカウントを運用している場合は留意してほしい。

Gmailアカウントに連携さえすれば、スマホアプリでの設定は特に必要ない。スマホでメール本文を一番下までスクロールすると、Todoistのアイコンが表示される。(2020.7.10追記)

Alexa

そもそもTodoistに乗り換えたのは、Alexaからの連携が可能だったから。だいたい何かを思いつくのは料理をしていたり、化粧をしていたりと手が塞がっているときだ。思いついたものを何でもAlexaに話しかけておく。それらは「Alexaのやることリスト」「Alexaの買い物リスト」にそれぞれ入るので、タスクがたまったら期日をつけたり適切なプロジェクトに移動したりする。

Webサイトの記事など

ブラウザで見ている記事は、スマートフォンであれば「共有」機能で簡単にタスク化できる。PCの場合は、ブラウザにプラグインが必要だ。ChromeSafariFireFoxプラグインが使える。
Webサイトからのタスク化で便利に使っているのはレシピとテレビの放送予定。レシピを見たときにタスク化しておくと、後日「あれを作ろう」となってメニューに幅が出る(ごはんシステムはまた改めて紹介したい)。また、我が家の録画機はむこう一週間分しか予約できないので、先の予定をタスク化しておく必要があるのだ。じつにくだらない使い方がメインだが、たまに意識高いこともする。

ちょっとややこしいアプリ

EvernoteOneNoteといったメモ系サービスや、BoxやDropBoxなどのストレージサービスのアプリは「共有」でのタスク化が少しややこしい。
例えばEvernoteはこのような手順を踏む。 f:id:nummy:20201023145725j:plain

今気づいたが、「パターケース」ってなんだ。

f:id:nummy:20201023145758j:plain f:id:nummy:20201023145817j:plain f:id:nummy:20201023145832j:plain 手順がじつに多い。
共通して言えることは、どれも「リンクの共有」がタスクに変わるということだ。共有メニューにTodoistを追加し、どうにかリンクの共有画面にたどり着いてほしい。そうすればなんとかなるはず。

まとめ

このように、だいたいの情報はTodoistでタスクに変換することができる。
タスクにはかならず期日を設定し、リマインダーのぶるぶるを手元に飛ばすようにしよう。リマインドされないタスクなど宇宙の塵芥に等しい。なにしろ、私のTodoistには期日が設定されてなお、3ヶ月持ち越しになっているタスクがあるのだから(それはたぶんタスク分解の精度が悪い)。